Як написати діловий лист-відповідь
Отримуючи повідомлення від партнера по бізнесу, багато хто намагається якомога швидше відповісти на отриманий запит, щоб не змушувати чекати партнера. І це правильно - час в цьому випадку нерідко має значення, яке важко переоцінити. Але не замислюючись особливо про форму відповіді, мало хто думає, що цим він може нанести удар по репутації компанії.
1
Для початку уважно вивчіть питання, викладені в листі контрагента. Підготуйте короткий варіант відповіді по кожному з пунктів, якщо таких в ньому кілька. Тепер приступите до оформлення листа-відповіді на запит. Для цього візьміть фірмовий бланк компанії, з нанесеними на ньому логотипом і реквізитами фірми. Якщо такого не існує, наберіть шапку листи, вказавши в ній необхідні відомості, вручну. Розміщення реквізитів в листі дуже цінно для вашого бізнес-партнера. Пропонуючи їх в кожному повідомленні, ви позбавляєте його від необхідності кожного разу шукати їх в стосі паперів або комп`ютерних файлах, а також від необхідності робити окремий запит за реквізитами при бажанні скласти новий договір або оплатити рахунок.
2
В правому верхньому куті напишіть реквізити адресата листа. Тут вкажіть назву організації, посаду автора запиту і його ПІБ. Навпаки, в лівому кутку виділіть рядки для вихідного номера, який буде присвоєний документу при реєстрації, і дати. Найменування документа в такому випадку не пишеться. Почніть відразу з обігу по імені та по батькові, після слова «Шановний». У змістовній частині листа першими словами буде «У відповідь на ваше лист повідомляємо »(запит, вимога і т.д.). Далі розпишіть по пунктах всі заготовлені відповіді, дотримуючись такої порядкової нумерації, яка була в вихідному листі.
3
У заключній частині висловіть прохання, побажання або вимоги, не забуваючи дотримуватися поважного тону, ділового стилю письма і стежити за грамотністю. Завершіть лист словами «З повагою» і назвіть свої ПІБ, а також займану посаду. Крім того, напишіть тут ваш телефон для зв`язку та e-mail, якщо хочете отримати відповідь лист або коментарі з приводу сказаного в листі.
Рада 2: Як написати лист у відповідь
Електронна пошта міцно увійшла в життя сучасної людини. Створений на будь-якому поштовому ресурсі e-mail дозволяє отримувати листи, відправляти на них відповіді, короткі і з додаванням різноманітних файлів.
Вам знадобиться
- - зареєстрований e-mail.
Інструкція
1
Написати лист у відповідь його відправнику дуже легко. Але для цього потрібно заглянути в ваш електронний ящик. Якщо ви не користуєтеся функцією автозбереження облікових даних, для входу в e-mail спочатку необхідно буде ввести у відповідні поля логін і пароль.
2
Опинившись на головній сторінці поштової скриньки, праворуч знайдіть посилання з написом «Вхідні». Відкрийте вікно і виберіть в ньому лист, на яке збираєтеся відповідати. Натисніть «Прочитати». На наступній сторінці з`явиться одержаний лист. Відповісти на нього ви можете, натиснувши відповідну функцію на верхній панелі вашого електронного ящика. Після кліка по кнопці «Відповісти» напишіть в тіло повідомлення потрібний текст і натисніть «Відправити».
3
Також ви можете вибрати в кінці листа пункт «Швидка відповідь». Якщо до листа необхідно додати додатковий файл (документ, музику, зображення або відео), натисніть кнопку «Прикріпити». Потім вкажіть місце розташування документа, яке потрібно включити в лист, і клацніть по напису «Відкрити». Зачекайте, поки файл прикріпиться, після чого надішліть листа. Також ви можете скористатися розширеними можливостями для оформлення листа, вибравши для нього відповідну тему, шрифт, колір і інші параметри.
4
До речі, при такому способі відповіді на лист вам не потрібно буде додатково вводити адресу одержувача, так як він автоматично заповнить рядок «Кому».
5
Також можна відправити відповідь, створивши новий лист. Для цього виберіть на верхній панелі опцію «Написати». Потім в рядку «Кому» вкажіть адресу електронної пошти одержувача або додайте його e-mail з адресної книги. Також можна набрати перші символи адреси, і система видасть вам всі пов`язані адреси. Вам залишиться тільки вибрати потрібного користувача. У графу «Тема» внесіть інформацію про лист або, якщо хочете, залиште це поле порожнім. Потім натисніть «Відправити».
Корисна порада
Якщо вам, за службовим обов`язком, часто доводиться писати відповіді на однотипні запити, розробіть і збережіть зразок листа, слідуючи вищевикладеним рекомендаціям. Він повинен включати в себе ключові фрази і поля для вільного заповнення, підготовлені для внесення змінюється інформації.
Статті за темою "Як написати діловий лист-відповідь"
Оцініть, будь ласка статтю
Ще статті розділу