Як створити електронний архів
Питання про необхідність створення на підприємстві електронного архіву стає все більш актуальним. І це не випадково, адже впровадження нових інформаційних технологій не тільки забезпечує збереження і достовірність документів, але і скорочує час на їх пошук, а також дозволяє при необхідності відразу декільком співробітникам отримувати доступ до одних і тих самих даних.
1
Створення архіву електронних документів включає в себе кілька етапів. Спочатку придбайте і встановіть ліцензійне програмне забезпечення на комп`ютерну техніку компанії.
2
Підготуйте документи, тобто їх систематизуйте, ідентифікуйте відповідно до існуючої структурою обороту документів у вашій організації. Зокрема, на даному етапі їх потрібно буде зареєструвати, впорядкувати за термінами зберігання, видалити з незшитих листів скріпки і степлерні скоби.
3
Наступний крок - оцифровка або сканування документів. Воно проводиться на технічному обладнанні, що підтримує саме той вид і формат документа, який використовується в даній організації. На цьому етапі перевірте якість відтворення документів, при необхідності зробіть скан повторно.
4
Далі - етап перетворення (конвертація) документів в той формат, який відповідає концепції їх зберігання і виробничим стандартам, а потім - етап індексації, тобто «Присвоєння» кожним документом ключових слів для подальшого пошуку потрібної інформації або створення повнотекстової бази даних.
5
На закінчення роботи зі створення електронного архіву встановіть настройки (право доступу, право зміни документів) і проведіть навчання персоналу організації.
Зверніть увагу
Структура електронної «пам`яті» включає в себе кілька систем, призначення яких - перетворення паперових носіїв інформації до електронних і навпаки (система введення / виведення), зберігання даних швидкого використання і збору даних перед записом їх на носії довготривалого зберігання (система оперативного електронного архіву), а також довгий за часом зберігання об`ємної інформації, потреба в якій не носить регулярного характеру (система довгострокового зберігання). Завдання ще однієї складової архіву - системи для користувача додатків - полягає в організації доступу до документів або в файл-серверному режимі, або за допомогою систем автоматизації.
Статті за темою "Як створити електронний архів"
Оцініть, будь ласка статтю
