Як оформити телефонограму
Телефонограмою називається короткий, але важливе повідомлення, передане по телефону. Таким чином найчастіше сповіщають про проведення нарад, засідань, зборів. В телефонограмі також може міститися термінове розпорядження керівника. Телефонограми бувають вхідними, які ви приймаєте, і вихідними, які ви передаєте. Обидва види мають схоже оформлення.
1
У лівому верхньому куті аркуша паперу розташуйте повне найменування вашої організації і, при необхідності, назва структурного підрозділу, наприклад, «Адміністрація міста Н.» і «Управління освіти».
2
У правому верхньому куті впишіть адресата телефонограми. Вкажіть посаду, прізвище та ініціали особи: «Директору школи № 37 Іванову І.І.». Якщо адресатів кілька, вказувати прізвища не потрібно: «Директорам шкіл міста Н.». До телефонограмі прикладіть повний перелік установ, в які вона була спрямована.
3
Двома рядок нижче розташуйте слово «Телефонограма» і її порядкової номер. Для вихідної телефонограми нижче вкажіть дату її складання.
4
Потім слід власне текст телефонограми: «22 лютого о 17.00 в управлінні освіти відбудеться нарада з питань поліпшення діяльності шкіл міста. Явка директорів шкіл суворо обов`язкова ». Готуючи текст телефонограми, уникайте слів і зворотів, складно сприймаються на слух і труднопроизносимих. Пам`ятайте, що повідомлення повинно бути інформативним і коротким - не більше 50 слів.
5
При передачі телефонограми чітко промовляти слова, особливо адреси, прізвища, імена та по батькові людей, назви вулиць, дати і час заходів. В кінці обов`язково прочитайте текст ще раз і переконайтеся, що ваш співрозмовник все записав правильно. Беручи повідомлення по телефону, уважно слухайте. Якщо виникли питання, проясніть їх негайно.
6
Під основним текстом ставиться посаду, прізвище та ініціали керівника, який підписав телефонограму: «Начальник управління освіти Петров П.П.». На вихідному документі також має бути присутня його особистий підпис.
7
Внизу сторінки вкажіть відомості про співробітників, які працювали з телефонограмою. Зазвичай зліва ставлять посаду, прізвище та ініціали особи, що відправив повідомлення, його службовий телефон, а також дату і час передачі. Справа у своєму розпорядженні відомості про особу, який прийняв документ: посада, прізвище та ініціали, номер телефону, дата і час прийому.
8
Вихідна телефонограма оформляється в одному екземплярі і зберігається в спеціальній папці. Вхідне повідомлення краще мати в двох примірниках: перший ви віддасте керівнику для подальшої роботи, другий - помістіть в папку на зберігання.
Корисна порада
Підготуйте на комп`ютері бланки телефонограм. Ними дуже зручно користуватися. Ви зможете вносити інформацію в необхідні графи від руки, не переписуючи заново повторювані дані. Бланки будуть однакові для вхідних і вихідних телефонограм.
Статті за темою "Як оформити телефонограму"
Оцініть, будь ласка статтю