Дуже часто при здійсненні будь-яких угод або оформленні довідок, свідоцтв та ін. Потрібно надати копії будь-яких документів, оскільки їх оригінали зберігаються у власника в єдиному екземплярі. Але, щоб копії мали якусь юридичну силу, вони повинні бути засвідчені відповідно до встановлених норм і правил.

У яких випадках потрібно завіряти документи

Копії документів необхідно завіряти в будь-якому випадку, інакше вони будуть вважатися просто папірцями, навіть якщо їх вміст у точності відповідає оригіналу. Але те, ким буде завірена копія, багато в чому залежить від того, в яку організацію вам необхідно пред`явити її. У деяких випадках досить буде, якщо документ буде завірений печаткою вашої організації, в деяких - за цю процедуру доведеться заплатити нотаріусу.

Копії документів можуть знадобитися вам для надання в податкові органи і в позабюджетні фонди, при оформленні цивільно-правових угод, а також для пред`явлення до судів і т.п. Так, зокрема, п.8 ст.75 Адміністративно-Правового кодексу РФ встановлюється норма, відповідно до якої в судові інстанції повинні пред`являтися оригінали документів або їх копії, засвідчені належним чином. В іншому випадку, якщо копії не завірені правильно, судове рішення може бути оскаржене і навіть скасовано.

Як завірити копію документа у нотаріуса

У нотаріуса ви можете запевнити копію абсолютно будь-якого документа, але оскільки за це доведеться платити, завіряти все-таки слід тільки ті документи, для яких нормативами обумовлено саме нотаріальне завірення. Так, тільки нотаріально завірені копії приймаються в разі постановки підприємства на податковий облік і реєстрацію його у державному реєстрі або в разі оформлення документів для отримання членства в СРО і допуску до здійснення того чи іншого виду діяльності. Громадянам нотаріальне завірення потрібно в разі оформлення спадщини, здійснення операцій з нерухомістю та ін.

При відсутності нотаріуса до його підпису може бути прирівняна завіряє підпис глави адміністрації муніципального освіти або спеціально уповноваженої посадової особи.

Як завірити копію документа самостійно

Якщо в нормативному документі прямо не вказується необхідність надання нотаріально завірених копій, їх справжність ви можете запевнити самостійно. Згідно чинного на сьогоднішній день Указу Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.83 № 9779-X «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян», копія може бути завірена керівником підприємства або будь-якою посадовою особою, яка має на це повноваження. Ці повноваження надаються відповідним наказом по організації.

Якщо копія на кількох аркушах, запевнити можна кожен з них окремо або прошити і пронумерувати аркуші і в запевняє написи вказати: «Копія на 3 аркушах вірна».

Тому і документи самої організації, і її співробітників має право завіряти керівник або посадова особа, яка має повноваження на це. Юридичну силу такої копії, відповідно до ГОСТ Р 51141-98, додадуть необхідні реквізити: відмітка про те, де знаходиться оригінал документа, дата видачі та напис «Копія вірна», підтверджена прізвищем, ініціалами, підписом посадової особи-завірителя. Справжність підпису завірителя підтверджується відбитком печатки організації.

Рада 2: Як правильно завіряти копії документів

При зверненні практично в будь-яку організацію за послугою, нарівні з оригіналами документів необхідно надавати і їх копії. Тому й не дивно, що умови завірення копій прописані в чинному законодавстві.

Інструкція

Копія вважається завіреної, коли на ній стоять реквізити, які підтверджують її справжність і надають їй тим самим юридичну силу. Ці реквізити прописуються на вільному місці внизу документа. Якщо документ складається з кількох аркушів, то відомості зазначаються на останньому з них. Крім того багатосторінкові копії в обов`язковому порядку прошиваються і нумеруються. Реквізити ставляться відповідно до певних правил, які прописані в законодавстві.

Ви можете завірити копію самостійно, якщо є керівником організації або її уповноваженою особою. Однак ця можливість доступна тільки за умови, якщо законодавство не передбачає для даного документа обов`язкового нотаріального засвідчення.

Обов`язковою умовою вважається наявність слова «Мабуть» без двокрапки і інших знаків пунктуації. Якщо ж документ містить кілька аркушів, то тут же потрібно вказати кількість цих листів. Один з допустимих варіантів виглядає так: «Копія на 3 аркушах вірна». Нижче вказується найменування посади особи, яка засвідчує копію документа. Під посадою пишеться дата, коли був здійснений процес засвідчення. Поруч ставиться печатка і підпис. Підпис обов`язково розшифровується: прописується повністю прізвище, і ставляться ініціали.

Також вважається важливим пункт, де описується, в якому місці знаходиться оригінал документа, копію, якого ви запевняєте. Якщо ви збираєте копії для федерального органу влади, виконати цю умову необхідно в обов`язковому порядку. Не дивуйтеся, якщо всі відомості будуть проставлені одним штампом (звичайно, крім підпису посвідчує) - це використовується для прискорення процедури і не суперечить встановленим нормам.

Перевірте копію на якість. Це означає, що текст откопирован документа повинен бути зрозумілий. Копія не повинна містити потертостей або темних відблисків, які можуть вийти в результаті сканування з технічних причин. В іншому випадку завірену копію у вас не приймуть.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!