Процес щодо зниження дебіторської заборгованості поділяється на кілька основних груп. Діяльність по кожній з них дозволяє зменшити ризики, пов`язані з видачею комерційних кредитів.

Перед тим як укласти договір, перевірте компанію-покупця. Потім дуже грамотно складіть договір, візьміть до уваги можливу мотивацію клієнта на своєчасне повернення всіх необхідних грошових коштів. У договір включите можливість подальшої відстрочки платежу. Визначте штрафи за несвоєчасне повернення оплати продукції, застрахуйте ризики щодо несплати, перевірте підписання документів контрагентом і кількість документів.

При роботі з клієнтами классифицируйте контрагентів за ступенем ризику. Про всяк випадок підпишіть з ними додаткову угоду про виданому кредиті, встановіть необхідний кредитний ліміт і відстежуйте всю грамотність заповнення первинних документів. Потім ретельно прослідкуйте за фактом оплати, а при необхідності нагадайте компанії-покупцеві про настання дати оплати. Нараховуйте пені (штрафи) за простроченими платежами, а також відстежуйте поточну платоспроможність позичальників і нові покупки засновників або керівництва організації.

При виникненні простроченої заборгованості необхідно зрозуміти, що ж послужило причиною прострочення дебіторської заборгованості або остаточного неповернення. Знайдіть всю достовірну інформацію щодо платоспроможності клієнта, проведіть переговори з повернення заборгованості. Якщо погашення заборгованості малоймовірно, вирішите, яким методом ви зможете витребувати її: в судовому або страховому порядку, за системою надання поступки прав вимоги або в режимі перекладу боргу.

У ситуації, коли контрагент поверне свій борг, при необхідності можете з ним продовжити роботу, попередньо знизивши його кредитний ліміт і встановивши для нього підвищений ступінь ризику.

Роботу щодо зниження дебіторської заборгованості можна поділити на кілька етапів. В цілому бізнес-процес, що складається з даних етапів, дозволяє мінімізувати ризики, які пов`язані з видачею комерційних кредитів.

Укладення договору: перевірте компанію-покупця, грамотно складіть договір, враховуйте можливу мотивацію контрагента на своєчасне повернення всіх коштів, в договорі пропишіть можливість подальшої відстрочки платежу, встановіть штрафи за несвоєчасні оплати продукції, застрахуйте ризик несплати, перевірте підписання документів клієнтом і кількість документів.

Робота з клієнтом: классифицируйте контрагента за ступенем ризику, підпишіть з ним про всяк випадок додаткову угоду про виданому комерційному кредиті, встановіть певний кредитний ліміт, відстежуйте всю правильність заповнення первинних документів, обов`язково прослідкуйте за фактом оплати та при необхідності нагадайте фірмі-покупцеві про настання часу оплати, нараховуйте штрафи за прострочені платежі, відстежуйте поточну платоспроможність контрагента і нові покупки засновників і керівництва компанії.

Освіта простроченої заборгованості. Тут необхідно зрозуміти, який факт послужив основою прострочення дебіторської заборгованості або остаточним неповерненням. Для цього отримаєте на руки всі документи, щоб при необхідності ви змогли привести їх до встановленої формі, знайдіть всю достовірну інформацію про платоспроможність клієнта, проведіть переговори про повернення заборгованості. У тому випадку, якщо контрагент поверне борг, то можете продовжити роботу з боржником, але тоді знизьте для нього кредитний ліміт і встановіть йому іншу ступінь ризику.

Прийміть обов`язкове рішення, що має юридичні наслідки. Таким чином вирішується, яким методом можна витребувати заборгованість: в страховому або судовому порядку, в порядку надання поступки права вимоги, в порядку переведення боргу, а також в порядку договору-доручення. Після прийняття рішення зробіть всі дії, які мають юридичні наслідки.