Візьміть для сповіщення фірмовий бланк вашої організації, на якому вказані повне найменування та реквізити. Якщо такого бланка немає, складіть лист на стандартному аркуші паперу формату А4, почавши згідно з правилами оформлення ділової переписки з вказівки початкових реквізитів сторін у верхній правій частині. Тут слід вказати назву підприємства-боржника, його адреса, посада, прізвище та ініціали керівника в форматі "кому". Тут же напишіть аналогічно розмістіть власні реквізити.

Оскільки лист є, по суті, нагадуванням про борг, назвіть документ "Повідомлення", Помістивши його найменування в центрі листа. Почніть основну частину з нагадування про умови порушеного угоди. Наведіть номер договору та дату його укладення. Повідомте про окремих пунктах, які не були виконані боржником у повному обсязі. Запропонуйте погасити сформувалася за цей час суму заборгованості в цифрах і прописом і вкажіть термін для виконання ваших вимог.

У заключній частині звернення нагадайте про штрафні санкції і зробіть посилання на пункти договору, в яких вони були вказані. Зрозуміло, якщо такі пункти були включені в нього і сам договір був укладений за всіма правилами. У будь-якому випадку, в кінці звернення повідомте про ваші наміри передати справу до суду для подальшого розгляду. Підписати лист-повідомлення повинен керівник вашої організації. При цьому, не забудьте вказати його посаду і розшифровку підпису (ПІБ) в дужках.

Заповнюйте бланк повідомлення, використовуючи кулькову ручку, а не олівець. При написанні сильніше утискує ручку в папір, так, щоб копія повідомлення добре читалася. Врахуйте, що лицьову частину сповіщення потрібно заповнювати разом з другим учасником дорожньо-транспортної пригоди. При цьому обидва водії повинні підписати обидва примірники сповіщення. Якщо в учасників ДТП сильні розбіжності в оцінці події, допускається варіант, при якому кожен водій буде заповнювати свій набір бланків (оригінал і копію).

Опишіть докладно номер, колір, а також марку автомобіля-учасника ДТП, якщо його водій відмовляється складати сповіщення разом з вами. Про розбіжності з другим учасником вкажіть в пункті «Примітки». Також в бланку розпишіть подробиці аварії: схему місця події, розташування машин в момент аварії, лінію дорожньої розмітки, місцезнаходження найближчих дорожніх знаків, траєкторію занесення і площа розкиду уламків або деталей транспортного засобу.

Запишіть всі дані свідків ДТП, якщо такі є. Якщо їх немає, зробіть позначку у відповідній графі. По можливості завірте сповіщення у того співробітника ДІБДР, який приїде на місце аварії, попросіть його написати прізвище-ім`я-по батькові, посаду та контактні дані. Пам`ятайте, що без протоколу, складеного співробітником ДАІ, сповіщення не матиме законної сили.

Детально вкажіть всі отримані вашим транспортним засобом пошкодження. Пам`ятайте, що їх також повинен зафіксувати співробітник ДІБДР. У пункті № 13 вкажіть місце удару вашого автомобіля. Прослідкуйте, які саме пошкодження описує другий водій, і чи збігаються вони з реальними. Якщо другий учасник ДТП не згоден з вашим описом, зробіть про це відмітку в графі «Примітки».

Вкажіть серію та номер свого страхового поліса і назва страхової компанії, а також дані другого учасника ДТП. На завершення роз`єднати бланки сповіщення, заповніть зворотний бік. Якщо місця на бланку недостатньо, допишіть інші дані на чистому аркуші паперу, зробивши позначку на бланку про програму.