Навіщо потрібна шахова відомість
Шахова відомість оформляється у вигляді таблиці. Її горизонтальні терміни відводяться для записів по дебетуемим синтетичними рахунками, вертикальні графи призначені для записів по кредитуються рахунками. Підсумкові суми (обороти) всіх операцій по цих рахунках записуються в місцях перетину рядків і колонок. При цьому подвійне відображення операцій здійснюється одноразовою записом. На відміну від простої оборотної відомості, шахова містить не просто обороти по кожному синтетичному рахунку, але і їх складові. Використовуючи цей документ, можна перевірити правильність і повноту записів по рахунках, виявити помилки в кореспонденції рахунків, а також побачити економічну сутність проведених господарських операцій.
У деяких випадках в шахову відомість можуть включати разом з оборотами залишки за синтетичними рахунками, такий документ називають шаховим балансом. Він використовується в організаціях, де не передбачено складання оборотної відомості. До недоліків шахової відомості є її громіздкість і складність складання, тому вона використовується не у всіх формах бухгалтерського обліку. Принцип шахової записи використовується для побудови облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі обліку, це дозволяється скоротити обсяг роботи.
Заповнення шахової відомості
Шахова відомість повинна заповнюватися на підставі журналу операцій, що містить всі проводки. Для малого підприємства використовується шахова відомість затвердженої форми № В-9. Документ відкривається на перше число кожного місяця. По горизонталі розташовуються номери відомостей в порядку зростання, по вертикалі - рахунки в порядку їх зростання. Облік господарських операцій на малому підприємстві закінчується після закінчення місяця підрахунком сум підсумків по оборотах в використовуваних відомостях і обов`язковим їх перенесенням в шахову відомість. Вона заповнюється шляхом перенесення кредитових оборотів з інших відомостей з одночасною їх рознесенням в дебет відповідних рахунків.
Після закінчення розноски потрібно підрахувати суму дебетового обороту по кожному рахунку. Вона повинна бути дорівнює дебетовому обороту, відображеному за цим рахунком у відповідній відомості. Підсумок по дебету кожного рахунку підсумовується, загальна сума повинна дорівнювати загальній сумі оборотів по кредиту рахунків. Отримана сума повинна дорівнювати сумі оборотів оборотної відомості. Використання для ведення бухгалтерського обліку спеціальних програм, наприклад «1С: Підприємство», дозволяє формувати підсумкові оборотні відомості автоматично. Шахову відомість можна вивести для аналізу за будь-який період часу.
