Оборотно-сальдова відомість або оборотно-сальдовий баланс повинен складатися на кінець місяця на базі даних, які є по кожному синтетичному рахунку: сальдо (залишків) на початок і на кінець місяця, оборотів за місяць.

У відомості запишіть усі використовувані в компанії синтетичні рахунки. На кожен окремий рахунок відведіть окремий рядок, в якій вкажіть початкове і кінцеве сальдо, обороти за дебетом, а також за кредитом. Якщо по рахунку не були зроблені ніякі руху за звітний період, тоді вкажіть тільки початковий і кінцевий залишки (сальдо). Щоб перевірити, чи правильно і грамотно чи був складена оборотно-сальдова відомість, слід знати деякі правила.

Підсумок дебетових початкових значень і сальдо по рахунках в будь-якому випадку повинен бути рівним з підсумком кредитових початкових значень сальдо.

Підсумок дебетових оборотів за певний період повинен бути рівним підсумку кредитових оборотів.

Підсумок кінцевих кредитових сальдо повинен дорівнювати підсумку дебетових кінцевих сальдо.

Формування оборотно-сальдової відомості ґрунтується на застосуванні подвійного запису, яка дозволяє в бухгалтерському обліку контролювати правильність відображення багатьох господарських операцій. Оскільки кожна сума знаходить своє відображення по дебету одного будь-якого рахунку і кредиту іншого рахунку, то підсумок оборотів за дебетом у всіх рахунках повинен дорівнювати результату оборотів по кредиту за всіма рахунками. Якщо даного рівності немає, то це означає, що в виконаних записах по рахунках були допущені помилки, які потрібно обов`язково знайти і виправити.

Таким чином, подвійний запис є одним з методів забезпечення постійного балансового узагальнення всіх показників, які відображають оборот активів компанії, взаємопов`язаних з джерелами їх формування.

Можлива наступна, спрощена процедура для складання балансу з оборотно-сальдової відомості. Обробляються дані кожного рахунку. Метою обробки є підрахунок оборотів по дебету і кредиту всіх рахунків, щоб вивести кінцеві залишки (сальдо).

Складіть систематичну таблицю за рахунками. У таблиці рахунку помістіть під рисою дебетовий і кредитовий обороти на одній лінії (рядку) один проти одного. При відсутності записів підкресліть місце для суми обороту.

Порахуйте загальну суму оборотів всіх наявних рахунків по кредиту, а також загальну суму оборотів за дебетом усіх рахунків. Підсумки між собою повинні бути рівні.

Після цього складіть кінцевий баланс. Для цього перегляньте записи по рахунках і впишіть в таблицю нового балансу всі найменування рахунків і нові кінцеві залишки (сальдо). Цей спосіб не охоплює дані аналітичних рахунків і обмежується співвідношенням одних залишків за синтетичними рахунками, не зачіпаючи при цьому дебетових і кредитових оборотів. У свою чергу, таких недоліків позбавлена зведення даних по поточному обліку, складена за допомогою оборотних відомостей.

Потім перевірте правильність підрахованих кінцевих залишків по дебету і кредиту. Для цього додайте до початкового дебетовому сальдо всіх активних рахунків дебетовийоборот, а потім відніміть кредитовий оборот. Після цього в пасивних рахунках додайте до початкового кредитовому сальдо кредитовий оборот і відніміть дебетовийоборот.

Якщо отриманий залишок у вас не сходиться з перенесеним сальдо з рахунку, значить ви в рахунку допустили помилку при виведенні залишку.

Підрахуйте загальні підсумки: початкові сальдо, кінцеві залишки і обороти. Результати розрахунків зафіксуйте внизу під рискою. При цьому в оборотному балансі у вас повинно вийти, що загальний підсумок початкових сальдо дебету всіх рахунків повинен бути обов`язково дорівнює підсумку початкових залишків кредиту всіх рахунків.