Організуйте комісію, яка буде брати участь у складанні акта. У комісії має бути не менше двох осіб.

Відобразіть в акті дійсний стан справ або використовуйте чорнові записи, які були зроблені на місці перевірки. У цих записах повинні бути фактичні відомості, кількісні показники і аналітичні дані.

Використовуйте для складання акта спеціально розроблені бланки.

Напишіть назву організації, яка складає даний документ.

Проставте дату написання акту і його реєстраційний номер. Якщо дії відбувалися протягом декількох днів, вкажіть це.

Вкажіть місце складання документа і підберіть заголовок, в якому обов`язково першим буде слово «акт», а далі - мета його складання. Наприклад, «Акт про передачу цінностей».

Відзначте вид документа, на підставі якого проводиться дана робота, його номер і дату складання.

Напишіть прізвища, імена, по батькові та посади голови комісії, що становить документ, і її членів. Викладіть детально в основній частині акта методи, характер, сутність і терміни роботи, яка була проведена.

Опишіть факти, які були виявлені під час проведення заходу. Для відображення цієї інформації можна використовувати таблиці або викладати її по пунктах. Відобразіть зроблені на підставі виконаної роботи висновки і пропозиції, які можна буде використовувати для поліпшення існуючого фактичного стану справ.

Вкажіть кількість примірників складеного акта, яке залежить від числа зацікавлених в ньому сторін або від розроблених нормативів. Відзначте наявність додатків до документа, якщо вони є. Дайте підписати акт всім членам комісії (з розшифровкою підпису).

Прийміть складений документ у керівника підприємства.

Складайте акт службового розслідування на фірмовому бланку компанії. Вгорі посередині листа має бути зазначено назву підприємства. Потім нижче поставте дату складання документа і надайте номер. Також необхідно написати місто, в якому знаходиться підприємство.

Документ повинен бути затверджений директором. Поставте гриф затвердження, який складається з слова «Стверджую», найменування організації, посади керівника (генеральний директор або директор) і його прізвища, імені, по батькові.

Нижче посередині документа напишіть його назву «Акт про проведення службового розслідування». Потім напишіть, на підставі якого документа складається акт. Зазвичай це наказ керівника компанії. Вкажіть його номер і дату підписання.

Перерахуйте всіх членів комісії, вказавши їхні прізвища, імена, по батькові та посада кожного з присутніх при складанні документа.

Викладіть суть справи. В першу чергу напишіть на підставі яких документів складається акт. Це можуть бути результати досліджень, експертиз, опитувань свідків. Потім перерахуйте поставлені завдання, які необхідно було виконати членам комісії. В основній частині викладіть суть і характер виконаної роботи, факти, які вдалося встановити в ході розслідування, зроблені висновки і пропозиції.

Напишіть, в скількох примірника складений акт і куди буде спрямований кожен з них. Зазвичай документ складається в трьох примірниках. Один - підшивається до справи, другий - залишається у керівника організації, третій - направляється у вищестоящу організацію.

Перерахуйте всі документи, які повинні бути включені до акту. Це можуть бути заяви, пояснювальні записки, документи бухгалтерської та фінансової звітності, специфікації, договори.

Підписати документ повинні всі члени комісії та присутні.