Як скласти план робіт

МИ У СОЦМЕРЕЖАХ -

З ранку вам довелося швидко доробити вчорашню роботу. Шеф перевірив і в останній момент попросив дещо виправити. Потім були важливі переговори з клієнтом, а друга половина дня взагалі пройшла в нескінченних телефонних дзвінках і біганині, вам навіть довелося затриматися на годину. Витратьте вранці 10 хвилин на складання плану роботи на день, і встигнути все стане легше!

Почніть з загального розставляння пріоритетів. Напевно у вас є більш і менш термінові проекти. Також ваш досвід, ймовірно, може вам підказати, які з проектів найбільш трудомісткі і вимагають багато часу, а які можна зробити досить швидко. Природно, виділіть перші. Вони найбільш значущі.

Робота з будь-якого проекту, як правило, робиться за певним алгоритмом і складається з кроків. Було б непогано при появі кожного нового проекту прописувати такий покроковий алгоритм, хоча б приблизний.
Припустимо:

1. підготувати список документів, які необхідно запросити у клієнта.

2. вимагати від клієнта документи.

3. проаналізувати документи.

4. організувати нову зустріч і обговорити проблеми та шляхи їх вирішення.

5. підготувати висновок.
Природно, на виконання кожного з цих кроків може знадобитися не один день. Відповідно, такий крок потрібно розбити на більш дрібні одиниці. Їх і потрібно вписувати в денний план. Взагалі ваш план повинен бути максимально конкретизований, без пунктів на кшталт "зайнятися нарешті проектом NN".

Виділіть важливі і термінові справи. Не завжди те, що важливо, є одночасно терміновим, і навпаки. Таке виділення допоможе точніше визначити тимчасові витрати на кожен пункт вашого плану і проміжок, в який ви будете його виконувати (відразу, до обіду, ближче до вечора і т.д.).

Очевидно, що починати краще з виконання справ, які одночасно і термінові для вас, і важливі. Наприклад, деяка критична ситуація, "палаючий" замовлення. Потім варто перейти до просто важливих справ - вироблення нової концепції, розробці проекту угоди. Це вже не вирішення конкретних проблем, а моделювання ситуації, довгострокове планування, тобто все те, що принесе вагомий результат в майбутньому. Як правило, на них йде велика частина часу, і це добре!

Що до термінових або нетермінових, але не важливих справ, то нехай вони залишаться "на потім", Хоч це і дивно звучить стосовно того, що начебто терміново. Якщо справа термінова, нехай воно буде виконано якомога швидше, але не на шкоду більш важливих справ. Як показує практика, дуже багато часу йде на те, що начебто вимагає швидкої реакції (наприклад, листування), але не має великого значення в цілому.

Звичайно, ситуація навколо нас постійно змінюється, і ми не завжди в змозі дотримуватися нашого плану. Однак сам факт щоденного планування допомагає сформулювати значущі для нас питання і розставити пріоритети. Крім того, наявність плану знижує можливість в суєті забути про будь-які справи.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!