Ласка, повідомте про одержувача листа про те, що ознайомилися з його запитом. Цей прийом доречно використовувати, якщо адресат чекає будь-якої реакції, а його питання зручніше вирішувати саме при особистій зустрічі. Використовуйте таку можливість, зателефонуйте людині і повідомте, що направили лист з поясненнями. В цьому випадку ви будете впевнені, що повідомлення уважно прочитають.

Висловіть розуміння проблем, які належить вирішити. У декількох реченнях опишіть, що поділяєте думку про актуальність і своєчасність поставлених питань.

Перерахуйте переваги присутності адресата на майбутній зустрічі. Знайдіть не менше п`яти причин, за якими людина захоче виділити час на захід. Зазначені причини повинні бути сформульовані з точки зору іншої сторони. наприклад, прийде фахівець, який спеціально проконсультує з усіх питань, але іншої можливості зустрітися з ним найближчим часом не буде. Розмістіть причини у напрямку зниження ваги.

Розкажіть про додаткові аргументи на користь пропозиції. Тепер можете вказати причини, які не настільки важливі для адресата, але вплинуть на його поведінку. Наприклад, на зустріч запрошений директор підрозділу, який неодмінно зверне увагу, якщо хтось буде відсутній. Щоб не псувати репутацію, краще не пропускати захід.

Вкажіть простий і легко доступний спосіб зворотного зв`язку. У адресата можуть з`явитися питання, пропозиції або уточнення. Дайте йому можливість моментально з`єднатися з відповідальною особою, а не займатися пошуком контактних даних.

Визначтеся з тим, кому ви збираєтеся відправити лист і з якою метою. Ви можете планувати вигідне ділове знайомство, приятельські бесіди або ж довгі особисті відносини. Але ваш інтерес повинен відбитися в обраних вами словах.

Виберіть сам спосіб написання листа. Його можна створити в дусі сучасного часу за допомогою персонального комп`ютера або написати від руки при наявності особистої адреси. Обов`язково стежте за грамотністю.

Привітайте адресата. Від стилю першого вітання залежить весь тон вашого листа, а також враження, яке ви справите на людину. Самим нейтральним і поширеним варіантом буде звичайне шанобливе початок. Але якщо ви хочете відразу показати ваше дружнє ставлення і готовність до близького спілкування, то можна зробити вітання більш фамільярним або легким.

Розкажіть про те, що привернуло вас в конкретній людині. Він, можливо, володіє якоюсь особливою технікою або навичками, які потрібні вам для розвитку вашого бізнесу. Або ж вас привернула зовнішність обранця, його смаки та вміння.

Зробіть кілька компліментів. Але відверту лестощі писати не треба ні в якому разі. Вказати можна лише на те, що людина і так про себе сам добре знає або чим пишатися. У вченого хвалите знання і досягнення. Красуні обов`язково вкажіть на особливі очі і спокусливу лінію губ. Двох-трьох зауважень для першого листа буде досить.

Розкажіть про себе. Тут у вас найбільший простір для польоту фантазії. Але є кілька порад, що не написати зайвого. Пам`ятайте, що потенційному діловому партнерові не потрібно знати про ваш відпустку, а обранцеві або просто одного необов`язково розповідати про трудовий стаж та репутації фірми.

Уникайте перевантаження листи інформацією. Навіть якщо ви прагнете справити враження чесної людини, то не варто викладати все «від» і «до». Тоді у вас є шанс на друге і наступні листи.

Чи не хваліть самі себе в листі. Навіть якщо вам дуже хочеться - не треба. По-перше, потім доведеться доводити заявлені якості, а, по-друге, можливо, вашого адресата значно приємніше розмовляти про самого себе. Нехай краще він в своїй відповіді поцікавиться вами сам.