1. Почати лист-відмову з повторення

    Одним з найбільш поширених способів складання листів-відмов є короткий виклад на початку прохання здобувача. Це переконає адресата, що його клопотання не залишилося без уваги: з ним ознайомилися, але в силу об`єктивних причин не змогли задовольнити.

  2. Почати лист-відмову з коментаря

    Правильно почати лист-відмову можна з коментаря. Цю форму доцільно застосовувати, якщо заявник надіслав листа у формі претензії. У коментарі повинні бути перераховані доводи заявника, з якими згодна друга сторона. Причому, аргументовано. Після цього можна плавно перейти до причин, по яким претензія не може бути задоволена: лаконічно і узагальнено. Використання узагальненої формулювання відмови пом`якшить його. Одержувач розцінить його як індивідуальний, який поширюється виключно на нього.

  3. Які формулювання використовувати

    При складанні листа-відмови необхідно витримати лист в ввічливому, коректному тоні. Для цього слід вводити в текст відповідні слова і словосполучення: «на жаль», «змушені відхилити», «позбавлені можливості» і т.д.

  4. Закінчення листа повинно бути обнадійливим для одержувача. Можна акцентувати увагу на перспективах: «У наступному році очікується стабілізація економічної ситуації, яка зміцнить позиції нашої компанії і дасть можливість приступити до реалізації нових проектів. Ми будемо готові продовжити співпрацю, що в даний час в силу об`єктивних причин здійснити важко ».

    Головне, дати зрозуміти споживачу, клієнту, що компанія зацікавлена в ньому і позитивному вирішенні його питання. Але тимчасово не може цього зробити.

  5. Чого слід уникати

    Початок листи передбачає пояснення причин відмови. Однак розлогі пояснення і вибачення в даному випадку недоречні. Адже необгрунтовані прохання і претензії не зобов`язують другу сторону вибачатися їх автору.

  6. При складанні листа випливає йти від бюрократичних кліше і загальних формулювань, мало стосуються суті клопотання або заяви і за своїм змістом більше нагадують відписку. Текст повинен бути чітко структурованим, аргументованим і лаконічним, що стосуються конкретного питання. У цьому випадку відмова виглядає логічно випливають з наведених фактів. Причому, одержувач приймає його менш болісно.

    У всіх інших листах будь-який лист починається зі звичайного вітання. Якщо ж мова йде про ділової кореспонденції, то правила складання такої слід вивчити заздалегідь.