Всі ділові розмови потрібно проводити в першій половині дня. Бажано завчасно зібрати всі необхідні папери і документи, аналітичні звіти, а також можливі варіанти результатів ділових переговорів і ваша поведінка в цих випадках.

Телефонний номер слід набирати акуратно. У разі помилки, вас можуть покрити образами, і ваш настрій перед важливим діловою розмовою буде повністю зіпсовано.

У розмові по телефону необхідно обов`язково представитися - назвіть ваше повне ім`я, прізвище та по батькові на самому початку бесіди, тоді можна розраховувати на уважне ставлення до себе і отримання більш повної і достовірної інформації. Якщо дзвінок адресований другу чи знайомому людині, потрібно відразу називати його на ім`я. У спілкуванні з незнайомою людиною варто поцікавитися його ім`ям.

За правилами етикету на початку розмови слід уточнити у співрозмовника, чи зручно йому в даний момент вести розмову або краще передзвонити трохи пізніше. Однак мати деяку напористість все ж варто, тому як сором`язливість і не рішучість, знизять ваш авторитет і можуть зашкодити бізнесу.

Найшвидший спосіб привернути до себе співрозмовника - сказати приємне слово або фразу.

Правильно розмовляти по телефону вам допоможуть точні фрази. Необхідно вміти висловити власні думки і зацікавити співрозмовника. Бажано завжди вдосконалювати свою промову - вона більш точно описує людини.

На думку експертів, вважається, що інтонація здатна передати до 30 відсотків всієї інформації. Тому володіти інтонацією досить корисно. Тон голосу повинен передавати доброзичливість і деяку строгість. Наприклад, низький тембр голосу розташовує до більшого довірі в діловій розмові, монотонний не сприяє зацікавленості співрозмовника, а ось паузи варто вживати для того, що трохи обміркувати і надають всього сказаного вагомість.

Важливою частиною будь-якої розмови є вміння уважно вислухати. У розмові зі співрозмовником потрібно не тільки говорити, але і слухати. Не потрібно перебивати, сперечатися і заперечувати відкрито. Добре сприяє повному взаєморозумінню метод повторення ключових фраз співрозмовника, в тому випадку, якщо вони схожі з вашою думкою.