Як вести журнал обліку

МИ У СОЦМЕРЕЖАХ -

Діяльність багатьох підприємств пов`язана з укладанням договорів на поставку товару, придбання сировини і комплектуючих. У кожної компанії укладають договори з працівниками. Щоб документацією було зручніше користуватися, широко поширена практика ведення найрізноманітніших журналів обліку. В такому журналі зручно фіксувати, наприклад, хронологію руху окремих документів і реквізити договорів.

Вам знадобиться

- журнал обліку договорів;
- договори.

Інструкція

Розробіть форму ведення журналу обліку договорів. Вона повинна відображати особливості діяльності підприємства і бути зручною у використанні. На великому підприємстві можна затвердити таку форму журналу спеціальним наказом, доповнивши його рекомендаціями щодо заповнення документації.

Оформіть титульний аркуш журналу. Впишіть тут найменування документа. Відобразіть назва компанії і всі необхідні її реквізити. Проставте дату початку ведення журналу. У великій фірмі доцільно вести окремий журнал обліку договорів для кожного структурного підрозділу. Пронумеруйте сторінки журналу, при необхідності прошийте його і скріпіть печаткою організації.

Розділіть робочі сторінки журналу на кілька граф, кількість яких буде визначатися вашими потребами і особливостями договорів. Передбачте графи для порядкового номера документа, дати укладення договору і його закінчення. Окрема графа буде містити короткий вказівку на предмет договору. Вказуйте в журналі також осіб, відповідальних за виконання договірних зобов`язань.

Якщо ви вважаєте, що електронна форма журналу буде зручнішою, розробіть власний програмний продукт для обліку договорів або замовте цю роботу спеціалізованої організації. У деяких випадках для такої мети можна використовувати програму для роботи з електронними таблицями Microsoft Excel.

Призначте посадова особа, в обов`язки якого входитиме ведення журналу. Зазвичай цією особою стає співробітник кадрової служби підприємства або працівник юридичної служби.

Візьміть за правило вести журнал обліку договорів систематично, відображаючи в ньому документацію суцільним чином, а не від випадку до випадку. Це дозволить керівництву підприємства мати повну картину відбуваються в компанії, і дасть можливість швидко орієнтуватися в щільному потоці документації.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!