В анкеті заповнюйте персональні дані про працівника. У них входять: прізвище, ім`я, по батькові, номер страхового свідоцтва, дата народження, місце проживання.

В індивідуальні відомості формуйте відомості про страхові внески, нараховані з доходу працівника. Із запропонованих довідників виберіть необхідний для ваших співробітників пункт. У відомості про нараховані внески включіть дані про нараховані внески на страхову й накопичувальну частини пенсії працівника за звітний квартал. Для співробітників з додатковим тарифом заповніть цю інформацію в поле «Додатковий тариф».

У відомості про стаж заносите дані про періоди роботи кожного співробітника. Рядок «Початок і кінець періоду» заповніть обов`язково. Інформацію про особливі умови праці, умови для дострокового нарахування пенсії заповніть при необхідності, якщо на підприємстві є такі співробітники. Для працівників, які перебувають у декретній відпустці або відпустці по догляду за дитиною до 3 років, заповніть вкладку «Додаткові відомості 3».

У розділі «Підсумки по підприємству» створіть «Відомість сплати страхових внесків» АДВ-11. Запишіть суми нарахованих і перерахованих страхових внесків по організації. У таблицю «Заборгованість на початок розрахункового періоду» впишіть суми по заборгованості за попередній період.

При формуванні звіту роздрукуйте форми: СЗВ 4-1 або (і) СЗВ 4-2, список застрахованих осіб, опис АДВ 6-1, відомість сплати страхових внесків АДВ - 11. Сброшюруйте опис разом зі списком і відомостями. Відомість сплати зшивати не треба.

З 2011 року звітність з персоніфікованого обліку здається в Пенсійний фонд Російської Федерації кожен квартал. Робити це потрібно не пізніше 15-го числа другого календарного місяця, який слідує за звітним періодом. Тобто перший раз це потрібно зробити до 15-го травня 2011, другий - до 15 серпня, третій - до 15 листопада, четвертий - до 15-го лютого 2012 року.

З документів до Пенсійного фонду потрібно уявити форму РСВ-, форму СЗВ-6-2, форму АДВ-6-3, форму АДВ-6-2, форма СЗВ-6-1. Оформляти документи можна вручну, але на це піде багато часу, а ризик помилок при цьому досить високий, або ж за допомогою спеціальних програм.

Офіційними програмами Пенсійного Фонду для персоніфікованого обліку є програми "ПЕРС" - Persw (Підготовка документів ПУ страхувальниками), Spu_orb і PsvRSV, а також CheckXML. Остання перевіряє відповідність створених документів вимогам Пенсійного фонду.

Врахуйте, що поточний квартал можна закрити без раніше зданих минулих кварталів. Так що подбайте про закриття "хвостів" завчасно, а не в останній момент. Інакше звіт у вас можуть просто не прийняти.

У документах персоніфікованого обліку зазначаються дані кожного співробітника (адреса, ПІБ, номер особового страхового свідоцтва, роду народження, дата прийняття на роботу і звільнення з роботи), картки рахунків 70, 69.21, 69.22, дані про підприємство (прізвища керівника і головного бухгалтера, індивідуальний податковий номер, банківський рахунок, реєстраційний номер ПФ, протоколи сплати страхових внесків і т.п.).

Звітність з персоніфікованого обліку можуть вимагати і при виході співробітника на пенсію. Індивідуальні підприємці зазвичай здають форму АДВ-11, пред`являючи платіжки про сплату фіксованих страхових внесків. Всі документи, подані в ПФ, потрібно завіряти підписом і печаткою страхувальника, а після групувати в пачки, супроводжуючи кожну пачку описом за формою АДВ-6-1.