Відомість заповнюйте згідно графам. У графі «сумка №» поставте індивідуальний номер сумки, найменування організації вкажіть в графі «від кого», в графі «дебет» - двадцятизначні особовий рахунок аналітичного обліку, який відкривають на відповідних балансових рахунках з обліку готівки.

У графі «кредит» вкажіть двадцятизначні номер рахунку клієнта, його індивідуальний податковий номер відповідно в графі «ІПН». Суму, оголошену до інкасації, вкажіть в графі «сума цифрами». Вона повинна бути дорівнює сумі, зазначеній на зворотному боці відомості. Аналогічну суму пишіть також в графі «сума прописом».

У графі «джерело надходження» вкажіть «торгова виручка» або «реалізація послуг» і простежте за тим, щоб він відповідав касового символу. В поле «одержувач» пишіть повне фірмове найменування організації, на рахунок якої перераховуються кошти. У графах «КПП», «ОКАТО», «р / рахунок №» - відповідні реквізити організації, яка отримує грошових коштів.

В поле «Найменування банку-вносителя» вказуєте реквізити банку, в касу якого приймаються гроші, його найменування і номер структурного підрозділу. В поле "Найменування банку-одержувача" вкажіть назву банку, де відкрито банківський рахунок одержувача грошей. В поле "в тому числі по символам: сума, символ" - символи, які використовуються при складанні Звіту про готівковому грошовому обороті відповідно до Вказівкою Банку Росії від 16 січня 2004 N 1376-У.

Суми, які відносяться на один символ звіту, записуйте одним рядком у відповідних позиціях вищеназваного поля. Для індивідуальних підприємців використовуйте касовий символ 19. Підпис вносителя грошових коштів, тобто касира, який формував сумку, проставте в графі "підпис клієнта".

Порівняльна відомість складається з табличній частині і шапки. Спочатку заповніть шапку форми. Напишіть найменування організації, воно повинно бути таким же, як і в установчих документах, бажано вказати його повністю, наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю «Схід». Якщо ви проводите інвентаризацію в структурному підрозділі, то його вкажіть рядком нижче, наприклад, транспортний підрозділ.

Далі вкажіть підставу для проведення інвентаризації, це може бути і наказ, і постанова, і розпорядження керівника. Не забудьте прописати номер і дату цього розпорядчого документа.

Після цього заповніть невелику таблицю, яка знаходиться праворуч. У ній вкажіть код за ЄДРПОУ, вид діяльності, порядковий номер і дату цієї відомості, а також період проведення інвентаризації.

Нижче в найменуванні документа ви побачите прогалини, в які необхідно вписати наступні дані: дату закінчення інвентаризації та осіб, відповідальних за збереження цінностей, що інвентаризуються.

Після цього переходите до заповнення табличної частини. Вкажіть порядковий номер, найменування і коротку характеристику об`єкта згідно з інвентарними картками і технічних паспортів. У тому випадку, якщо майно орендоване, то заповніть графу 3.

У графі 4 напишіть рік випуску даного об`єкта. Графи 5,6 і 7 заповніть згідно супровідним документам, наприклад, за свідченням про реєстрацію даного майна.

Потім перейдіть до заповнення результатів інвентаризації. Якщо були виявлені надлишки, то вкажіть їх в 8, 9 графах, а якщо недостачі - в 10, 11. Нижче підведіть загальний підсумок за виявленими відхиленнями.

Порівнювальну відомість повинен підписати бухгалтер і члени інвентаризаційної комісії. Оформіть даний документ в двох примірниках, один з яких - передайте в бухгалтерію, а другий - залиште на руках у матеріально-відповідальної особи.