Як написати підтвердження

Якщо ви пишете лист-підтвердження від імені компанії або організації, робіть це на фірмовому бланку. У шапці документа повинні бути вказані найменування вашої фірми, її юридична адреса, основний державний реєстраційний номер, індивідуальний номер платника податків, контактні телефони, іноді вказується сайт та електронну адресу компанії. Вся ця інформація повинні бути розташована в верхньому лівому куті аркуша формату А4. Якщо лист направляється від приватної особи, напишіть свої прізвище, ім`я, по батькові, адреса постійного місця проживання та контактні дані.

Навпаки даних відправника, праворуч, напишіть дані адресата: найменування організації, поштову адресу, посаду і прізвище, ім`я, по батькові людини, якій особисто має бути вручено цей лист-підтвердження.

Нижче зліва вкажіть дату складання документа і його порядковий вихідний номер. Далі посередині напишіть назву листи, в якому повинна бути відображена його суть і зміст питання. Наприклад, «Підтвердження отримання запрошення на семінар».

Далі напишіть сам текст листа. Він повинен побут лаконічним, конкретним, без зайвих слів і емоцій. Ваша мета просто дати зрозуміти адресату, що його пропозиція або прийнято, або просто не залишилося без уваги. Ви не зобов`язані своїм листом погоджуватися з пропозицією, але можете проявити увагу і повагу, навіть якщо даєте відмову в чому-небудь, найголовніше - це зворотна реакція для збереження відносин. Ви можете просто підтвердити отримання запрошення на будь-який захід або отримання тієї чи іншої інформації. У тексті листа звертайтеся до адресата по імені та по батькові.

Лист повинен бути роздруковано в двох екземплярах та підписана керівником організації або відправником, якщо у нього є на це право. Один примірник залишається у вас, другий надсилається адресату.