Така процедура, врегульована чинним законодавством - 04 серпень 1983 був прийнятий Указ Президії ВР СРСР за номером 9779-X. Належне завірення копії документа означає наявність встановлених законом всіх необхідних реквізитів, що в свою чергу надає копії юридичну силу.
Особи, уповноважені завіряти документи:
1. Як правило, копії документів мають право завіряти виконавчий орган юридичної особи - керівник (Лист федеральної податкової служби Росії від 02 августа.2005 за номером 01-2-04 / 1087).
2. Або уповноважена на те посадова особа. Видайте наказ по підприємству або включите даний розділ в положення про документообіг компанії, а також включите цей пункт в посадову інструкцію співробітника.
Мета завірення документів - наявність всіх необхідних реквізитів:
1. завірити документи необхідно підписом керівника чи іншої особи, що володіє необхідними повноваженнями, і печаткою організації. Завчасно визначте тип друку для копій, яка посадова особа буде їй користуватися, створіть внутрішнє положення про документообіг.
2. вкажіть на самій копії документа дату її видачі, зробіть позначку про те, що оригінал документа знаходиться у вашій організації.
3. при засвідченні копії документа:
- проставте напис «правильно» або «копія вірна» -
- посаду, яка засвідчує копію особи-
- подпісь-
- обов`язково розшифруйте підпис (вкажіть ініціали, прізвище) -
- поставте дату засвідчення.
Практичний мати в організації штамп з усіма реквізитами, крім підпису особи, відповідальної за завірення копій.
4. організуйте ведення реєстру, в якому фіксуйте, все завірені документи, в якому вигляді вони були оформлені (скільки екземплярів, листів).
5. якщо вам необхідно завірити велику кількість листів в документі, тобто можливість спростити дану процедуру: необхідно пронумерувати кожен лист, в кінці зробіть напис «прошито, пронумеровано, містить стільки-то листів» і зробити заверительную напис.
Також вам допоможе нотаріус. На жаль, не у всіх випадках достатньо лише завірення копій документів посадовими особами організації. У спеціально обумовлених випадках законодавством передбачено нотаріальний порядок засвідчення копій документів. Тому тут не обійтися без послуг кваліфікованого нотаріуса з хорошою репутацією і великою практикою роботи.
