Отримайте в бухгалтерії підприємства інструкцію про складання матеріального звіта, або Наказ «Про облікову політику», де повинен бути вказаний порядок обліку матеріальних ресурсів, їх групування, формування середніх цін, порядок приходу і списання.

Виведіть залишки матеріальних ресурсів на початок місяця. Ці дані ви можете отримати в бухгалтерії підприємства. Якщо вони відсутні, проведіть інвентаризацію. У цьому випадку датою початку період для матеріального звіта стане дата проведення інвентаризації. Залишки повинні бути відображені не тільки в кількісному, але і в вартісної формі. Відобразіть залишки матеріальних ресурсів на початок періоду в рядках звіта.

Відобразіть в матеріальному звіте всі ресурси, які ви отримували протягом звітного періоду. Цю операцію проведіть на підставі первинних документів: накладних, вимог, заявок і т.д. відображення в звіте проводите не тільки в кількісному / натуральному вираженні, але й у вартісному. Для цього в звіте передбачте графу «Ціна / собівартість». Враховуйте однакові ресурси з різною ціною / собівартістю надходження окремо, відображаючи їх в різних рядках звіта.

Відобразіть в матеріальному звіте всі ресурси, які були вами видані / відпущені в звітном періоді. Цю операцію теж проведіть на підставі відповідних первинних документів: чеків, вимог на відпустку / відвантаження, накладних, заявок - тих документів, які встановлені для даного виду операцій на вашому підприємстві. Відображення витрат матеріальних ресурсів проводите в розрізі споживачів. Для цього, передбачте по вертикалі колонки

Проведіть розрахунок залишків матеріальних ресурсів на кінцеву дату періоду. Для цього використовуйте формулу: Залишок на кінець періоду = Залишок на початок періоду + прихід за період - Витрата за період. Відобразіть розраховані залишки в матеріальному звіте. Поведіть звірку з суміжними цехами (внутрішнє переміщення) і з бухгалтерією підприємства. здайте звіт в бухгалтерію.

Визначте форму звітності. звіт може бути текстовим і статистичними. У першому інформація може надаватися у вигляді зв`язного оповідання, яке при необхідності доповнюється таблицями, графіками та іншими ілюстраціями. У статистичному звіті все навпаки: цифрові показники і схеми супроводжуються короткими текстовими поясненнями.

Позначте часові рамки. Звіт можна написати про роботу за тиждень, місяць, квартал, рік. Але часом необхідно відзвітувати про конкретний заході, на організацію і проведення якого витрачено кілька днів. У будь-якому випадку відомості про терміни потрібно вказати в заголовку звіту, наприклад: «Звіт про роботу відділу у другому кварталі 2011 року» або «Звіт про проведення семінару з діловодства 23-25 січня 2011 року».

Розробіть структуру звіту. Першим розділом зробіть «Введення», в якому ви коротко опишіть цілі, що стояли перед вами, методи і результат їх досягнення.

Далі виділіть невеликі розділи, що відображають повністю виконану роботу: підготовку, етапи реалізації проекту, досягнуті позитивні результати, що виникли складності і варіанти їх усунення. Особливу увагу приділіть фінансової частини. Її потрібно виділити в окремий розділ і детально розписати відповідно до вимог бухгалтерії організації.

Пишіть коротко і по суті. Не думайте, що великий обсяг звіту підкреслить його значимість. Навпаки, начальник оцінить вашу здатність висловлювати думки в стислій формі, чітко і грамотно.

Доповніть основну частину звіту додатками, які підтверджують описані вами факти. Це можуть бути рахунки та інші бухгалтерські документи, копії листів подяки, публікації про захід в періодичних виданнях і т.д.

Завершіть звіт розділом «Висновок». Тут ви сформулюєте ті висновки і пропозиції, які виникли після завершення роботи і можуть бути корисні для організації в майбутньому.

Надрукуйте звіт на аркушах формату А4. Не використовуйте химерні шрифти і розмір символів нижче 12. Пронумеруйте сторінки. При великому обсязі звіту надрукуйте на окремому аркуші зміст, яке допоможе швидше зорієнтуватися в тексті. Оформіть титульний лист і помістіть звіт в папку.