Для чого потрібна факсимільний підпис
Механічний аналог власноручного підпису керівника або іншої відповідальної посадової особи - факсимільний підпис - використовується в діловодстві багатьох підприємств і організацій. Вона може знадобитися в разі відсутності самого власника підпису при необхідності оформлення якогось термінового документа, і, крім того, нею може користуватися і сам власник, якому на підпис приносять цілі стоси паперів. Проте в силу ряду причин, широке використання факсимільного підпису в фінансових, економічних, юридичних та податкових правовідносинах досить ризиковано.
Випадки, коли факсимільний друк керівника потрапляла в руки недобросовісних співробітників, часте явище, тому в 2004 р листом Міністерства з податків і Зборам №18-0-09 / 000042 «Щодо використання факсимільного підпису» було чітко визначено випадки, коли її використання строго заборонено . Згідно з цим листом, факсимільний підпис не ставиться і не вважається дійсною на різного роду довіреностей, рахунках-фактурах, платіжних та інших фінансових документах. У листі обумовлені і випадки, коли використання факсиміле вважається допустимим.
Якщо в організації передбачено використання факсиміле, необхідно призначити відповідального за її зберігання співробітника і закріпити цей обов`язок в його посадовій інструкції.
Коли факсимільну підпис можна використовувати
Факсимільний відбиток підпису можна використовувати в цивільно-правових відносинах, в цьому випадку її використання регламентується п.2 статті 160 Цивільного кодексу РФ. У ньому обмовляється, що умовою правомочності такого підпису може бути, крім випадків, передбачених законом, просту угоду сторін. Це означає, що коли при укладанні угоди планується використання факсиміле, сторони повинні також укласти додаткову угоду про це.
В угоді, що передбачає можливість використання факсимільних підписів, необхідно обов`язково обумовити термін його дії.
Ця угода може стосуватися лише однієї конкретної угоди або обмовляти всі наступні угоди, які організація планує укласти з даними контрагентом. Обов`язково в цій угоді мають бути перераховані типи документів, на які поширюються його норми. На додаток до угоди керівник організації повинен подбати про суворому обліку і контролі над цим факсимільним штампом. Своїм наказом він призначає осіб, які мають право користуватися факсимільним підписом, обумовлює види документації, де вона може використовуватися, і наводить перелік заходів і заходів, що забезпечують її збереження.
