Перший підхід вважається вузьким і пов`язує офіційні документи з джерелами їх походження. Відповідно до зазначеної теорією офіційними можуть бути лише ті документи, які виходять від державних, муніципальних органів. Більш популярним в даний час є широкий підхід, відповідно до якого офіційні документи можуть виходити з державного, комерційного або навіть приватного сектора, тобто джерело їх походження значення не має.
Належне оформлення та посвідчення
Одним з основних ознак офіційного документа є його правильне оформлення і посвідчення. Якщо певні правила для оформлення документів передбачені в нормативно-правових актах, то офіційний документ повинен їм відповідати (наприклад, правила нотаріального посвідчення документів, правила оформлення довіреностей).
Якщо ж спеціальні правила відсутні, то для визнання документа офіційним досить дотримання загальних вимог до його оформлення. Зазвичай в число зазначених вимог включається умова про наявність всіх обов`язкових реквізитів (печатка, підпис, штамп певного виду, офіційний або фірмовий бланк).
Змістовні ознаки офіційного документа
Правильне оформлення і посвідчення офіційного документа є його формальною ознакою, проте в ситуації, судовій практиці обов`язковою умовою визнається і наявність змістовного ознаки. Зазначений ознака полягає в тому, що офіційний документ повинен певним чином впливати на правові відносини. Він може створювати певні права або накладати конкретні обов`язки.
Крім того, деякі офіційні документи засвідчують юридичні факти, які спричиняють настання певних наслідків (даними властивістю володіє більшість процесуальних документів). Єдність формального та змістовного ознак, кожен з яких повинен бути присутнім в офіційному документі, утворює сучасне трактування цього поняття в юридичній теорії і практиці.
