Як виставити рахунок

рахунок поряд з актом надання послуг або прийому-передачі робіт або товару входить в число документів, які прийнято називати «закривають». І якщо без акту іноді можна обійтися, то без ліку ніяк. Немає його - немає підстав для оплати.

Для початку необхідно підготувати оригінал рахунку: сформувати його на комп`ютері (найкраще в Exel або за допомогою спеціальних бухгалтерських програм, можна використовувати і MsWord), роздрукувати на принтері, запевнити підписами керівника та головного бухгалтера і печаткою юридичної особи або індивідуального предпрінімателя.Еслі рахунок виставляє індивідуальний підприємець або фірма, де керівник виконує функції також головного бухгалтера, розписуватися треба і за керівника, і за бухгалтера.

У сучасних реаліях достатньою підставою для проведення оплати служить скан рахунку. Це особливо зручно, коли партнери знаходяться в різних містах, а то і країнах. Зроблений скан рахунку відправляється на електронну адресу замовника або покупця товару. Однак потім він найчастіше повинен отримати оригінал рахунку, і затягувати з цим неприпустимо.

У деяких випадках (як правило, якщо платник знаходиться за межами Росії), досить електронного рахунку. У таких рахунках зазвичай замість підпису та печатки вказується фраза: «Справжній рахунок виставлений в електронній формі. Є дійсним без печатки та підпису ». Або інше формулювання, краща платнику.
Такі нюанси обговорюються з конкретним партнером.

При варіанті відправки рахунку по факсу все ясно. Вставляємо рахунок в факс, набираємо номер партнера, відправляємо факс, уточнюємо, чи пройшов він і все читається. При негативній відповіді повторюємо процедуру до переможного кінця.

Якщо партнери знаходяться в одному або сусідніх населених пунктах, можна доставити оригінал рахунку в офіс платника особисто (якщо є час і це не на шкоду міркувань престижу) або кур`єром - штатним або стороннім. Наприклад, скористатися послугами позаштатного кур`єра (поширений у студентів варіант підробітку) або сторонньої кур`єрської служби. Пропозиція послуг кур`єрських компаній величезне, залишається вибрати найбільш підходящу по співвідношенню ціни і якості.
Цей варіант більш швидкий, але і більш дорогий, ніж поштове відправлення.

Найпоширеніший і дешевий, хоча і найбільш довгий варіант - відправка оригіналу рахунку поштою. Йдемо (або відправляємо співробітника) до найближчого відділення зв`язку, набуваємо конверт (краще формату А4, щоб не м`яти документ), пишемо на ньому адресу партнера і свій у відповідних місцях і відправляємо, сплативши послуги пошти по його доставці простим або рекомендованим листом. Вважається, що прості відправлення доходять швидше.
Для спокою можна заповнити також повідомлення про вручення листа адресату. Це додаткові витрати, але незначні.