Зразки продукції можуть бути безоплатно передані агентам з продажу, або просто виставлені на полицях. У бухгалтерському обліку фірми такі зразки повинні бути відображені на рахунку 41 «Товари», причому для них потрібно відкрити окремий субрахунок.

Передачу безкоштовних зразків за накладною на відпуск матеріалів на сторону оформите за формою N М-15. Витрати у вигляді вартості безоплатно переданих зразків для цілей бухгалтерського обліку визнаються іншими витратами. У бухгалтерському обліку інші витрати відобразіть за дебетом рахунка 91 «Інші доходи і витрати», субрахунок 91-2 «Інші витрати», в кореспонденції з кредитом рахунку 41 /зразки.

якщо зразки продукції не передаються іншим особам, а списуються на дегустацію, наприклад, то оформите накладну за формою ТОРГ-13 на внутрішнє переміщення товарів. Вона підписується комірником і продавцем або іншою особою, яка видаватиме зразки товару відвідувачам магазину з метою їх дегустації. Списання використаної продукції з підзвітної особи, яка проводила дегустацію, а також з рахунку обліку товарів здійснюється на підставі окремого акту з обов`язковими реквізитами.

Тепер слідують розібратися, як відображати списання зразків для цілей оподаткування. На жаль, витрати на зразки, передані на сторону, не визнаються для цілей податкового обліку і не можуть зменшити оподатковуваний прибуток, оскільки не відносяться до рекламних витрат. Витрати на дегустацію визнаються в тому періоді, коли вони проводилися, і є нормованими рекламними витратами звітного (податкового) періоду, якщо їх розмір не перевищує 1 відсоток виручки від реалізації.

Податковий кодекс передбачає обчислення та сплату ПДВ з безоплатно переданих товарів, тому зразки також потрапляють під цю категорію і податок з них повинен бути сплачений виходячи з вартості аналогічної продукції.

При передачі зразків на сторону, документи по передачі зразків товару оформляються відповідно до домовленості з майбутнім покупцем. Це може бути як договір поставки зразків товару, так і попередній договір. Крім того, передача зразків може бути проведена і без укладення договору - достатньо оформити всі інші первинні документи по передачі і отримання зразків. В цьому випадку у внутрішніх документах продавцеві слід прописати обґрунтування такої передачі.

Виявити прострочений товар. Виявити такі товари допоможе інвентаризація. Щоб оформити результати інвентаризації, оформите інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, а також слічітельнуювідомість результатів інвентаризації.

Якщо в результаті інвентаризації були виявлені прострочені товари, то на них складіть акт. Ваша організація сама повинна розробити форму акта про виявлення таких товарів і затвердити її наказом, якогось загального зразка цієї форми немає.

Оформіть акт про списання товару в трьох примірниках за формою № ТОРГ-16 (затв. Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 № 132).

Якщо у вас є відповідне програмне забезпечення, то воно істотно полегшить вам життя. Але для цього при оприбуткуванні товару внесіть в документ інформацію про термін придатності товару. Після цього список прострочених товарів ви можете формувати автоматично. Прикладіть акт про вилучення товарів з торгового залу або зі складу до реєстру прострочених товарів, роздрукованих з програми.

Оформіть форму ТОРГ-16.

Відобразіть в бухгалтерському обліку організації зняття товарів з продажу проводкою Дебет 41, субрахунок «Товари з вичерпаним терміном придатності» Кредит 41, субрахунок «Товари в торгових залах» або субрахунок «Товари на складах».

Якщо ви хочете відстояти своє право на зменшення оподатковуваного прибутку, то, швидше за все, вам доведеться звернутися в суд, так як податкові служби, як правило, відмовляють у подібних проханнях.

Однак якщо ви займаєтеся продажем парфумерії та косметики, то пам`ятайте, що пунктами 2 і 18 Положення про проведення експертизи неякісних і небезпечних продовольчої сировини і харчових продуктів, їх використання або знищення встановлено, що парфумерія та косметика, терміни зберігання якої вже минули, повинна бути вилучена з обороту, піддана експертизі, утилізації або знищення. І так як ця утилізація є обов`язковою, то з податкової точки зору законодавство визнає такі операції обгрунтованими з економічної точки зору.

У триденний термін надайте органу державного нагляду один примірник акта про ліквідацію продукції.