Попросіть співробітника написати заяву на матеріальну допомога. У ньому працівник повинен вказати причину його прохання і додати копії документів (при їх наявності), що підтверджують ситуацію в родині, що вимагає додаткових матеріальних витрат. Це може бути свідоцтво про народження, свідоцтво про смерть і т.д. Заява працівника візується головним бухгалтером і керівником підприємства, в візі проставляється прийняте керівництвом рішення (виплатити або відмовити), а також сума матеріальної допомоги.

Складіть наказ у довільній формі за підписом керівника про виплату матеріальної допомоги вашому співробітнику. У ньому необхідно вказати, кому і в зв`язку з чим вона надається, на підставі яких документів, а також її суму.

Нарахуйте і виплатите матеріальну допомога співробітнику на підставі оформленого наказу. Відповідно до пункту 23 та пунктом 49 статті 270 Податкового кодексу РФ суми матеріальної допомоги, наданої фізичній особі, не враховуються для цілей оподаткування прибутку, тому ці суми необхідно врахувати в складі інших витрат організації (пункт 2 і пункт 12 ПБУ 10/99 «Витрати організації »).

Відобразіть нарахування та виплату матеріальної допомоги з використанням рахунку 70 «Заробітна плата». Зробіть в бухгалтерському обліку такі записи: - Дебет рахунку 91 «Інші доходи і витрати» (субрахунок «Інші витрати»), Кредит рахунку 70 «Заробітна плата» - нарахована матеріальна допомога співробітнику на підставі наказу руководітеля-- Дебет рахунку 70 «Заробітна плата», Кредит рахунку 50 «Каса» - виплачено матеріальну допомога співробітнику за видатковим касовим ордером.

Виключіть суми матеріальної допомоги при нарахуванні податку на доходи фізичних осіб, так як відповідно до пункту 28 статті 217 Податкового кодексу РФ вона звільняється від обкладення ПДФО (але не більше 4 000 рублів на рік).

Спочатку слід зауважити, що матеріальна допомога ніяк не пов`язана з результатом діяльності компанії, вона має відношення до виплати невиробничого характеру, і може бути надана як співробітнику, так і іншим особам, що не входять в штат організації.

Розмір матеріальної допомоги повинен встановлювати керівник організації після того, як ознайомитися з заявою працівника. Щоб виплатити грошові кошти з чистого прибутку, проведіть збори власників, на якому оціните можливість надання матеріальної допомоги заявнику. Рішення оформите у вигляді протоколу зборів.

Після цього передайте рішення в бухгалтерію, яка в свою чергу повинна списати цю суму наступним проведенням:

Д84 «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)» К70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці».

Дану виплату можете виплатити в день заробітної плати, а можете і в будь-який інший. В останньому випадку складіть платіжну відомість. Якщо ви здійснюєте операцію через касу, то зробіть кореспонденцію рахунків:

Д70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» К50 «Каса».

Якщо матеріальна допомога виплачується стороннім особам, тобто тим, які не входять до штату, відобразіть ці операції проводками:

- Д91 «Інші доходи і витрати» К76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами»;

- Д76 «Розрахунки з різними кредиторами і кредиторами» К50 «Каса» або 51 «Розрахунковий рахунок».

При цьому ви можете оформити також платіжну відомість, а можете обмежитися видатковим касовим ордером.

У тому випадку, якщо виплачується сума, згідно з податковим законодавством, підлягає обкладенню ПДФО, в бухгалтерському обліку відобразити це проводкою:

Д70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці», 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» К68 «Розрахунки з податків і зборів» субрахунок «ПДФО».