Спочатку визначитеся, якими силами - залученими або власними - ви будете робити ремонт. З`ясуйте вартість матеріалів і робіт, затвердите плани і кошторису на виконання ремонту.

Виконайте ремонтні роботи відповідно до затверджених графіків, кошторисами, планами. Це є першим і обов`язковою умовою для обліку витрат на ремонт, так як в обліку ви відображаєте тільки фактичні операції при правильному документальному їх оформленні.

Проведіть списання матеріалів на ремонт: Дт 23 - Кт 10. Списання робіть на підставі даних первинного обліку: накладних на внутрішнє переміщення МТР, вимог на отримання матеріалів і норм витрати. Суму заробітної плати працівників підприємства віднесіть на витрати допоміжного виробництва. Проводка: Дт 23 - Кт 70. проводка дебет 23 - Кт 69 - відобразіть нарахування соціальних внесків на суму заробітної плати працівників допоміжного виробництва.

Віднесіть витрати на ремонт, виконаний працівниками допоміжного виробництва на собівартість: Дт 23 - Кт 23.

При виконанні ремонту із залученням підрядних організацій, проведіть списання витрат на ремонт: Дт 20 Кт 60. Якщо підрядна організація - платник ПДВ, то проведіть облік ПДВ на вартість ремонтних робіт: Дт 19 - Кт 60. Проведіть оплату послуг підрядної компанії: Дт 60 - Кт 51. Врахуйте в сумі податкового кредиту ПДВ, сплачений підряднику: Дт 68 субрахунок «Податок на додану вартість» - Кт 19

За умови створення на початку року резервного ремонтного фонду - проводка: Дт 96 - Кт 20 (23, 25. 44 ...), зробіть наступне. Спишіть суми витрат на ремонт за рахунок ремонтного фонду: Дт 96 (Ремонтний фонд) - Кт 23 (69, 70, 76). В кінці року якщо на субрахунку «Ремонтний фонд» залишилися кошти, то їх з кредиту 96 рахунку необхідно списати на дебет рахунків 20 (23, 25, 44 ...).

Спочатку визначте, яким чином ви будете враховувати витрати на ремонт основних засобів. Ви можете виробляти одноразове списання, а можете і створити резервний фонд. Зазвичай перший варіант вибирають ті організації, які на ремонт витрачають незначні суми, та й ремонт здійснюється відносно рідко. Якщо ж ви періодично ремонтуєте об`єкти, виберіть другий варіант, так ви уникнете підвищення вартості продукції. Після цього обов`язково вкажіть спосіб обліку витрат в обліковій політиці.

Ремонт може проводитися господарським і підрядним способом, тобто за допомогою своїх працівників, а також за допомогою інших організацій. Якщо ви проводите першим способом, то так чи інакше ви витрачаєте кошти, наприклад, для покупки матеріалів, запчастин, для оплати персоналу, задіяного в ремонті. В цьому випадку складіть кореспонденції рахунків:
Д20, 25, 26 або 44 К10, 60,76, 79 і т.д.
Ці проводки складаються в тому випадку, коли витрати на ремонт незначні.

Але якщо ви проводите плановий ремонт, витрачаючи при цьому чималі суми, створіть резервний ремонтний фонд. Спочатку вам необхідно оцінити вартість ремонтних робіт, потім отриману суму розділити на кількість місяців використання даного основного засобу. Ці щомісячні внески відбивайте проводкою:
Д20,25, 26, 44 К96.

Після того як основний засіб передано на ремонт, спишіть суму ремонту з кредиту рахунку 96 «Резерви майбутніх витрат» в дебет 10, 60, 76 і ін. У тому випадку, якщо сума перевищує розмір ремонтного фонду, спишіть її з рахунку 97.

Щоб відобразити ремонт основних засобів, вам необхідно мати на руках акт приймання-здачі відремонтованих ОС. При цьому щоб передати даний об`єкт на відновлювальні роботи, ви повинні скласти наказ про проведення ремонту, дефектну відомість (форма № ОЗ-16) і графік проведення ремонтних робіт. У свою чергу, первинними документами при обліку витрат на ремонт є акти, чеки, рахунки, відомості по заробітній платі та інші. У тому випадку, якщо при ремонті були задіяні інші організації, вам необхідно мати договір, рахунки, акти, платіжні доручення.

Як же відобразити витрати на ремонт в податковому обліку? Враховуйте їх в тому періоді, в якому вони були фактично здійснені, при цьому врахуйте, що вартість ремонту входить до складу інших витрат.