Спосіб 1:
Зупиніть машину на рівному і прямому ділянці дороги і зверніть увагу на положення коліс вашого автомобіля. Важливо, щоб колеса стояли рівно (не "визирали» за арки).

Залийте бак автомобіля «під горловину» і зробите тестову поїздку по міській дорозі, а потім поверніться до місця, з якого ви почали свій шлях. Не забудьте засікти кілометраж.

Поставте машину в спочатку положення. За допомогою каністри або іншої мірної ємності знову залийте бак автомобіля «під горловину» і запишіть кількість залитого пального.

Тепер розрахуйте витрата палива: розділіть кількість палива, яке ви долили в бак, на кілометраж, який проїхали, і отримаєте підсумкове число - кількість літрів на кількість кілометрів.

Спосіб 2 (більш простий, але менш точний):
Цей спосіб розрахунку потрібно починати використовувати з порожнім баком, тому для початку дочекайтеся, поки загориться лампочка «закінчення палива».

Заправте свій автомобіль і обнуліть показання одометра ( «додатковий спідометр» в японських автомобілях, який дозволяє визначити «добовий пробіг») і запишіть показання.
Продовжуйте їздити в звичайному для вас режимі, поки бак не спорожніє.

Запишіть показання одометра. Проведіть розрахунок пального: розділіть кількість палива, залитого в бак, на кількість кілометрів, яку ви проїхали. Врахуйте при цьому режим руху (траса, міської, змішаний).

Для більш точного витрати палива зверніть увагу на час доби, температуру на вулиці, інтенсивність руху на дорозі. Таким чином, ви зможете визначити, як змінюється витрата палива в залежності від цих показників.

Розрахуйте необхідну кількість коштів на придбання бензину протягом місяця. Дана величина залежить від типу транспортного засобу і планованої завантаженості. Видайте наказ по підприємству, в якому будуть вказані суми, передані певним працівникам під звіт, періодичність виплат і рядки здачі авансової звітності.

Складіть видатковий касовий ордер за формою № КО-2 при видачі готівкових коштів підзвіт на придбання бензину. Відобразіть в бухгалтерському обліку цю операцію відкриттям кредиту по рахунку 50 «Каса» і дебету за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

Прийміть у співробітника в установлені строки авансовий звіт за формою АТ-1. До нього повинні бути додані чеки та рахунки-фактури, що підтверджують витрата на бензин. Згідно п.1 ст.172 Податкового кодексу РФ, якщо факт витрати підтверджено рахунком-фактурою, то до відрахування приймається ПДВ, який відображає на рахунку 19 «ПДВ». В іншому випадку, згідно п.6 ПБО 5/01 бензин необхідно оприбуткувати за ціною, яка вказана в касовому чеку з урахуванням ПДВ. В результаті відбивається витрата по кредиту рахунку 71 і дебетом рахунка 10.3 «Паливо».

Підтвердіть факт витрачання бензину на підставі подорожніх листів, які нумеруються і завіряються печаткою підприємства. Для відображення руху даних документів в бухгалтерському обліку формується Журнал обліку подорожніх листів за формою №8, яка затверджена Постановою Держкомстату РФ №78 від 28.11.1997 року.

Розрахуйте кількість бензину, яке необхідно списати відповідно до даних шляхових листів. Спишіть витрачене паливо відкриттям кредиту по рахунку 10.3 і дебету за рахунком, який відповідає меті витрат на бензин. Так може бути використаний рахунок 20 «Основне виробництво», рахунок 26 «Загальногосподарські витрати» або рахунок 40 «Випуск продукції».