Як зробити запит в архів
Архівна справа зародилося в зв`язку з необхідністю накопичення, систематизації і зберігання інформації. Але в першу чергу архіви були створені для задоволення потреб органів влади та громадян в отриманні втраченої інформації, дбайливо збереженої в архіві. Коли необхідно відновити інформацію про родичів, відомості соціально-правового або іншого характеру, необхідно написати запит до відповідного архіву.
1
В архівах є певні правила обробки запитів громадян, юридичних осіб і органів влади, тому запорукою успіху є дотримання нескладних правіл.Во-перше, запит повинен містити відомості про відправника. Для фізичної особи це прізвище, ім`я та по батькові, для організації - назва і ідентифікують реквізити.
2
По-друге, в тексті запита необхідно вказати свою зворотну адресу, інакше працівники архіву просто не зможуть відправити вам відповідь.
3
По-третє, необхідно гранично чітко сформулювати своє питання. Якщо ви поставили собі за мету зібрати відомості про своїх предків, не потрібно детально описувати історію своєї родини. Не потрібно формулювати розпливчастих побажань, формулюванні питання необхідно приділити особливу увагу. Справа в тому, що за регламентом роботи зі зверненнями та запитами громадян і організацій, ваш запит в першу чергу потрапить на розгляд керівнику архіву. Керівник визначить класифікаційну приналежність питання: генеалогічний, тематичний або соціально-правовий. Виходячи з характеру запита, керівник архіву передасть його на виконання до відповідного відділу. Зрозуміло, що чим більше розпливчаста формулювання, тим більша ймовірність невірного визначення характеру запита й призначення його виконавця. Запит буде «гуляти» з відділу у відділ, а ви тим часом будете чекати відповіді.
4
Нарешті, необхідно визначити рамки запитуваної інформації, наприклад, хронологічні або територіальні. Марно просити знайти всіх ваших однофамільців, необхідно вказати хронологічний період і територіальні рамки для пошуку своїх родичів.
Рада 2: Як надіслати запит в архів
Вам потрібно уточнити дані по своєму трудовому стажу? Або ви складаєте родовід своєї сім`ї? Словом, вам потрібна інформація з архіву. А раз вона потрібна, її слід запросити. Якщо точної інформації про місце подій у вас немає, припустимо, ви розслідуєте долю давно померлого родича, життєвий шлях якого вам досконально не відомий, надішліть запит до Росархів - Федеральне архівне агентство. Але якщо географія пошуку вам ясна, направляти запит краще в архів того регіону, в якому відбувалися цікаві для вас події.
Вам знадобиться
- - папір-
- - ручка-
- - поштовий конверт-
- - компьютер-
- - інтернет-підключення.
Інструкція
1
Складіть заяву-запит у вільній формі, але обов`язково вкажіть в ньому: - ваші ПІБ, повна поштова адреса, контактний телефон та e-mail-- тематику запиту, а також період часу, до якого відноситься інформація, що цікавить вас інформація-- всі факти, які ви знаєте по темі запиту, викладені чітко і зрозуміло, з використанням виключно нормативної лексікі-- форму і способи отримання відповіді (звичайна пошта, e-mail) - вказівка, куди ви вже зверталися з цього питання (якщо таке було).
2
Надішліть запит в потрібний вам регіональний архів Поштою Росії рекомендованим листом з повідомленням про вручення, або по електронній пошті. Контактні адреси та телефони регіональних архівів ви можете, при необхідності, уточнити на сайті Федерального архівного агентства (Росархіву). На сайті також є спеціальна форма для направлення запитів безпосередньо в сам Росархів.
3
Чекайте на відповідь на свій запит. Якоїсь відповідь на соціально-правові запити повинен послідувати, максимум, через 30 днів після реєстрації вашої заяви. Якщо термін виконання вашого запиту буде збільшений, архівні працівники повинні будуть вас про це сповістити.
4
Повторіть свій запит, якщо ніякої реакції протягом 30-ти днів не було. Можливо, ваша заява просто загубилося. Якщо ніякої відповіді так і не надійшло, запросите в органі управління архівною справою потрібного вам регіону, чому ваше звернення залишилося без уваги.
5
Майте на увазі, що архів може вам відмовити в наданні відомостей. Але навіть в цьому випадку протягом 15-ти днів архівні працівники повинні надіслати вам мотивовану відмову в письмовому вигляді.
6
Оскаржте цю відмову, якщо вважаєте за його неправомірним, подавши заяву керівнику Росархіву, до Міністерства культури РФ, або в суд. До заяви обов`язково додайте копію відмови.
Зверніть увагу
За соціально-правовим запитам інформація з Росархіву надається безкоштовно. До таких запитах відносяться довідки, що підтверджують трудовий стаж, службу в армії, отримання освіти, наявність нагород, соціальних пільг і т.п. Запити тематичні та генеалогічні обробляються на платній основі. Також за гроші обробляються термінові запити і надається повторна інформація з архіву, якщо початковий відповідь була вами загублений.
Зверніть увагу
Виконання цих запитів є пріоритетним напрямком діяльності архіву. Якщо військова служба (робота) проходила в кількох військових частинах, запити оформляються по кожній військовій частині окремо із зазначенням року і місяця прибуття та вибуття. У запитах на підтвердження поранення або захворювання вказується номер госпіталю, в якому було закінчено лікування.
Корисна порада
Порядок виконання запитів в архіві. Запити в архів надходять при особистому зверненні громадян, поштою і по електронній пошті. Виконання запитів в архіві організовується при наявності в запиті таких даних: назви організації-заявника (або прізвища, імені та по батькові для приватної особи), поштової адреси, теми (питання), хронологічних рамок запитуваної інформації.
Статті за темою "Як зробити запит в архів"
Оцініть, будь ласка статтю