Зберігайте вхідні та вихідні листи на своєму комп`ютері, якщо ви використовуєте стандартну опцію в своїй операційній системі Microsoft Outlook. Це буває необхідно при перенесенні всіх вхідних і вихідних листів на інший носій або можливий крах всієї системи. У вікні програми зайдіть в меню «Файл», із запропонованого списку папок виберіть «Відкрити». У діалоговому вікні вкажіть параметри «Експорт в файл», виберіть «Файл даних Outlook». Обов`язково позначте назви файлів ваших листів і вкажіть дату створення даних листів.

Щоб архівувати лист, виділіть його, натисніть на порожній квадратик і далі на «Архивировать». Виберіть один із запропонованих варіантів: «Архивировать папку згідно параметрам автоархівації» або «Архивировать папку і всі вкладені в неї папки». У спеціальному полі створіть дату архівації. Кілька заархівіруваних листів від одного адресата будуть утворювати ланцюжок, і ви зможете керувати ними одним натисканням клавіші миші. Керуйте всіма архівувати листами самі, тому що всі вони зберігаються в розділі «Вся пошта». Архівовані листи зберігаються вічно, тоді, як віддалені зберігаються всього тридцять днів.

Якщо хочете помістити заархівовані листи в інший файл, натисніть «Огляд». Наприклад, виберіть кілька листів ланцюжка або один лист для переміщення і натисніть «Помістити у вхідні». Натисніть в кінці "Ок".

Якщо ви не використовуєте програми, які звертаються до поштових серверів, скористайтеся найпоширенішим в даний час універсальним поштовим сервісом Gmail. Він дозволяє заархівувати вхідну і вихідну пошту і зберігає її на своєму сервері. Це дозволить вам зберегти додаткове місце на диску. Також сервер може об`єднати відразу кілька поштових скриньок.

Всі етапи даної процедури можна розібрати на прикладі пошти Gmail. Спочатку авторизуйтесь в системі (введіть ваш логін і пароль). Потім перейдіть в папку «Вхідні». Поруч з тим повідомленням, яке ви хочете перемістити, поставте прапорець. Над списком всіх листів ви побачите панель інструментів. На ній клікніть по кнопці «Архивировать». До речі, якщо ви захочете архівувати відкрите в даний момент повідомлення, то вам не знадобиться переходити до загального списку: просто натисніть на кнопку, що знаходиться над самим листом. Зверніть увагу на те, що архівація означає тільки переміщення в папку «Вся пошта», а не видалення.

Для перегляду заархівіруваних повідомлень перейдіть за посиланням «Вся пошта» (вона розташовується в лівій частині сторінки). Знайти такий лист ви потім з легкістю зможете завдяки функції пошуку або наданим йому ярлику.

Не дивуйтеся, якщо через якийсь час в папці «Вхідні» знову опиниться то повідомлення, яке ви заархівувати. Причина може бути в тому, що на нього надійшла відповідь, а тому ланцюжок стала відображатися знову.

Як вже було сказано, подібні повідомлення переносяться в папку «Все листи». Однак її обсяг теж обмежений, як і обсяг електронної скриньки. Тому зберігати там листи можна хоч і довго, але зате не все. Якщо вона виявиться перевантажена, то дещо все-таки доведеться стерти. Для цього відкрийте потрібне повідомлення, встановіть навпроти нього прапорець, а потім клацніть «Видалити». Таким чином ви позбудетеся відразу від всього ланцюжка листів.

Крім того, вам доступно видалення окремого повідомлення. Щоб виконати цю процедуру, ви повинні відкрити бесіду і там вибрати потрібну. Поруч з кнопкою «Відповісти» ви побачите значок зі стрілкою вниз. ВІН перебуває на в правому верхньому куті спеціальної панелі. Для завершення клікніть на графу «Видалити це повідомлення».