Як відправити звіт електронною поштою

Уточніть у адресата, чи зможе він взяти необхідний документ по електронній пошті. У кожної організації на цей випадок існують свої регламенти і правила. Наприклад, державні установи, такі, як Пенсійний фонд Російської Федерації і Федеральна податкова служба вимагають, щоб звіти від організацій супроводжувалися електронним підписом. Для цього вам потрібно буде завантажити на комп`ютер фірми спеціальну програму і з її допомогою зареєструвати унікальний цифровий код, який буде служити підписом відповідальної особи для електронних документів.

Якщо ви хочете відправити звіт, який раніше був складений в паперовому вигляді, відскануйте його. Якщо це не будує одержувача, то вам потрібно буде створити електронний документ у форматі тексту або таблиці, в залежності від того, яку інформацію ви хочете занести в звіт.

Прикріпіть звіт до тексту листа. Майте на увазі, що через ризик атаки вірусів багато людей не відкривають файли, надіслані їм поштою. Тому ви повинні описати в тілі листа суть вашої відправки для того, щоб одержувач був упевнений, що це дійсно ви, а не зломщик комп`ютерної системи.

У деяких системах складання звітів, наприклад, Google Analytics, є своя система відправки тексту. Після того, як ви закінчили працювати зі звітом, натисніть на кнопку «Електронна пошта», яка знаходиться у верхній частині екрану. Потім виберіть у що ще меню категорію «Відправити». Визначте формат файлу, який ви хочете відправити. Потім вкажіть адресу одержувача, тему листа і супровідний текст до звіту. Потім ще раз натисніть на кнопку «Відправити».